VAD, DECI REUSESC

Văd, deci reușesc!
Ce semnificație are această frază în activitatea noastră zilnică? De ce dacă nu văd, nu aș reuși? Și la urma urmei, ce înseamnă a vedea? Cum i-aș putea face pe alții să vadă și ce efect va avea acest lucru in privința performanțelor lor? 

---

În articolul "Spații de Lucru Vizuale” identificam că una din marile probleme la nivelul spațiilor de lucru (producție, logistică, servicii bancare, servicii în sănatate etc.) îl reprezintă DEFICITUL DE INFORMAȚII. De asemenea, identificam rolul SPAȚIILOR DE LUCRU VIZUALE în activitatea oamenilor. De fapt, dacă ar fi să subliniez un singur motiv pentru care SPAȚIILE DE LUCRU VIZUALE sunt necesare, ar fi exact cel dat de rolul lor fundamental: reducerea DEFICITULUI DE INFORMAȚII. Oamenii au prea multe întrebări fără răspuns în ceea ce privește activitatea lor zilnică. NU VĂD cum să își execute sarcinile la un nivel de performanță ridicat și de aceea, de multe ori nu reușesc în ceea ce și-au propus. 

Ce fac oamenii atunci când nu au răspunsuri la întrebările privind desfășurarea activității lor? Cum ar fi: ”ce este de făcut?”, ”cum se face?”, ”cine este responsabil?”, ”când trebuie să facem?”, ”care este nivelul de performanță solicitat?” etc. Fiecare dintre noi apelează la una din soluțiiile:

(1) Nu facem nimic și așteptăm până când răspunsul va apărea. În cel mai bun caz, apare o întârziere în activitățile pe care le desfășurăm. Când vom afla răspunsul la întrebările ce ne preocupă, o sa descoperim că nu mai avem suficient timp. Ne vom grăbi şi în cele mai multe situații, vor apărea și erorile.

(2) Ne zbatem ca să aflăm răspunsul. Acest lucru însă duce la o risipă colosală de timp. Din nou apar erorile, pentru ca nu știu cum se face, iar termenele finale nu se schimbă.

(3) Nu mai întrebăm pe nimeni și facem lucrurile dupa cum ne taie capul. Uneori ne iese bine, dar de cele mai multe ori ne iese prost.

Realitatea face că, având în vedere necesarul masiv și diversificat de informații de la nivelul locurilor de muncă, nimeni nu poate fi alocat special pentru a răspunde la întrebări. Chiar dacă am aloca, ar fi o mare risipă. De ce însă nu i-am ajuta pe oameni să VADĂ răspunsurile, prin instalarea de dispozitive vizuale chiar la locurile lor de muncă? De ce nu i-am învăța pe oameni să își construiască și să își instaleze propriile dispozitive vizuale, aunci când ei constată că este necesar? 

Marea problema este alta. DEFICITUL DE INFORMAȚII de la nivelul locurilor de muncă este greu de identificat ca atare, în timp util. Spre exemplu, nu putem aștepta până la următoarea ședință, pentru a constata că am procedat greșit. Motivul greşelii fiind că atunci când trebuia, nu am cunoscut un anumit element esențial. 

Cum putem identifica rapid, simplu și vizual, faptul că avem la nivelul unui loc de muncă, un DEFICIT DE INFORMAȚII? Secretul constă în identificarea DEPLASĂRII, efectul imediat al DEFICITULUI DE INFORMAȚII. DEPLASAREA o definim ca fiind ”activitatea” care nu produce nimic. Câteva exemple: a întreba, a răspunde, întreruperile din activitate pentru a răspunde, așteptarea după răspunsuri sau decizii necesare în continuarea activității, refacerea unor lucrări sau produse cu erori, re-testarea, re-verificări, căutarea, verificări în exces, stopările, manipularea de materiale, mișcarea oamenilor. 

Dintre toate exemplele, două dintre ele pot da naștere la dezbateri aprinse: manipularea și mișcarea. În cadrul organizațiilor, am fost învățați că este absolut normal să ne deplasăm pentru efectuarea diverselor activități, că materialele se depozitează undeva și că trebuie aduse de acolo. Nu neg necesitatea unor astfel de activități. Însă dacă pornim de la o premisa puțin diferită, că manipularea și mișcarea sunt generate uneori de un deficit de informaţii, nu de fluxul normal de execuție a sarcinilor, avem toate șansele să reducem sau chiar să eliminăm timpul inutil consumat cu astfel de activități.

Tot în lista de exemple, regăsim forma de DEPLASARE cea mai păguboasă, în opinia mea. Primele patru exemple au o rădăcină comună ce se gasește în întrebări. Când întrerupem pe cineva cu o întrebare, nu numai că s-a întrerupt din lucru cel ce întreabă, dar întrerupe și persoana de la care așteaptă răspunsul. Şi ca un lanț al slăbiciunilor, se întamplă ca persoana întrebată să nu știe răspunsul și se apelează la a 3-a, la a 4-a persoană și așa mai departe. În medie, după o întrerupere, un om are nevoie de aproximativ 15 minute pentru a reveni la ceea avea de executat. Dacă multiplicăm acest timp cu numarul de persoane întrebate, atunci putem avea zilnic dimensiunea timpilor irosiți pentru că o anumită informație nu a fost disponibilă la timpul potrivit, la locul potrivit, în forma cea mai apropiată înțelegerii.

În acest moment avem un ”inamic”, DEPLASAREA, pe care îl putem observa și VEDEA cu relativă ușurință. Pentru toate companiile ce doresc să își îmbunătățească continuu performanțele, reducerea DEPLASĂRII devine obiectivul numărul UNU. 

Nu doresc sa fiu înțeles greșit și de aceea doresc să precizez ce NU ESTE interpretată ca fiind DEPLASARE:

(1) Luarea unor pauze normale de odihnă sau de masă.

(2) Întâlniri cu colegii pentru a discuta aspecte din viața organizației.

În reducerea deplasării, intenţia nu este de a transforma oamenii în ”iepurașul energetic” care muncește și nu se mai oprește. Intenția este de a înarma oamenii cu un concept – DEPLASAREA - și cu instrumentele vizuale ce reduc acest fenomen. 

În următorul articol voi aduce în discuție alte principii ale SPAȚIILOR DE LUCRU VIZUALE, precum și câte ceva despre DISPOZITIVE VIZUALE. Deoarece aceste articole fac parte dintr-o serie, dacă nu ați citit unul dintre ele, le puteți gasi pe cele anterioare pe www.learningmanager.ro, sectiunea ”articole”, categoria ”Spatii Vizuale de Lucru”, sau pe www.managerexpress.ro.