CUM REDUCI intarzierile si intreruperile cu Kanban

​Raspunzi de dezvoltarea produselor sau de managementul proiectelor?
Atunci ceea ce urmeaza, am scris pentru tine. Am incercat sa cuprind in cateva fraze provocarile majore cu care te confrunti, precum si cateva idei de rezolvare.

Una din “presiunile majore” al oricarui om cu responsabilitati in dezvoltare sau/si in managementul de proiect, o constituie presiunea timpului. Si pentru ca timpul avea nevoie de un “companion”, a aparut presiunea resurselor.  De fapt, ceea ce ni se cere, este sa realizam proiectele intr-un timp mai scurt si cu resurse mai putine (se mai spune, cu optimum de resurse). Toate aceste lucruri trebuie realizate in conditiile in care nu se pune problema sacrificarii calitatii. De altfel, daca avem probleme de calitate, toate eforturile privind timpul si resursele, devin inutile. Ce sa facem? Sa inventam ziua de 36 de ore? Nu este necesar sa inventam prea mult, solutiile se afla oarecum la indemana.

​Sa ne amintim de cateva elemente cu care ne confruntam in fiecare zi. Aceste elemente se numesc: constrangeri, intarzieri, intreruperi.

​Constrangerile sunt un factor decisiv in maximizarea a ceea ce putem obtine de la o echipa (sau mai multe) care realizeaza un produs / serviciu conform unui flux de lucru. Figura 1 contine un flux de dezvoltare software si un flux de productie industrial. 

​In ambele cazuri vom considera ca etapa din flux marcata cu bulina rosie reprezinta constrangerea fluxului de lucru. Performantele fluxului de lucru sunt determinate de cat poate sa realizeze constrangerea. Mai mult de atat, nu putem obtine. Cand constrangerea nu lucreaza la maximum de capacitate, vom pierde din viteza de realizare a produselor.

​Cum ne ajuta Kanban? Prin utilizarea panoului visual, ne permite, in primul rand, sa identificam constrangerea. Constrangerea este acolo unde se aglomereaza mereu lucrarile (vezi figura 2). 

Ne mai ajuta prin schimbarea mentalitatii de a lucra in echipa. Kanban “ne deplaseaza” de la o mentalitate centrata pe performanta fiecarei etape din flux, la performanta fluxului de lucru in ansamblu. De exemplu, in figura 1, nu are nici un sens sa obtinem performante superioare in etapele ce preced etapa marcata cu bulina rosie. Nu vom face decat sa cream “un stoc” si mai mare de lucrari ce asteapta “in fata” constrangerii. Nu vom reusi decat sa inducem un stress si mai mare celor care lucreaza in constrangere, fortand astfel aparitia erorilor. Managementul fluxului de lucru, introdus de Kanban, porneste de la principiul de a subordona constrangerii toate activitatile aflate in aval sau in amonte fata de aceasta. Mai simplu, activitatile din amonte trebuie sa deserveasca constrangerea in mod constant, fara a crea momente de intarziere cand constragerea asteapta dupa ceva de executat si astfel ar pierde timpul. Nu trebuie nici sa ii dea constragerii lucrari spre executie care contin erori sau care vor fi abandonate. Din nou constragerea ar pierde timpul si ar apare intreruperile. Imaginati-va ca in software am dezvolta o functie ce va fi mai tarziu abandonata!!!

In aval fata de constrangere, este necesar sa facem tot posibilul ca nu cumva sa “stricam” ceva ce a fost produs de constrangere. Cand avem de luat decizii privind fluxul de lucru, prioritatea este constrangerea. Este primul loc unde ne uitam. Constragerea trebuie sa functioneze perfect. Atunci cand este necesar sa realizam lucrari intr-un timp mai scurt, dar cu acelasi resurse, vom concentra resursele in constrangere si vom evita orice element de eroare, atat in constrangere, cat si in activitatile aflate in amonte si in aval.  

In Kanban, un element simplu, ce indeplineste tot ceea ce am discutat pana acum si ne asigura controlul fluxului de lucru, este limitarea activitatilor aflate in progres in cadul fiecarei etape. Prin aceasta limitare reglam ce se intampla atat in constrangere, cat si in celelalte etape. Practic, reglam activitatile din diverse etape de procesare, astfel incat sa putem minimiza timpul cat sta o lucrare in fluxul de lucru, fara a adauga resurse suplimentare.

Kanban este o metoda de schimbare evolutiva, nu ne ofera retete. Ne pune insa la dispozitie, pentru reducerea intarzierilor si intreruperilor, doua mecanisme: panoul Kanban si Limitarea Activitatilor In Progres, cu ajutorul carora vom invata continuu cum sa exploata la maximum constrangerile existente in fluxul de lucru.

Doriti sa aflati mai multe despre Kanban? Descrieti-mi provocarile din fluxul de lucru si o sa va spun cum va poate ajuta Kanban (eugen.dragomir@learningmanager.ro sau http://www.learningmanager.ro/contact.html).

Sunteti pregatiti sa faceti pasul urmator in cunoasterea Kanban? Inscrieti-va la cursurile Agile KANBAN.