Lean Six Sigma prin ochii unui Black Belt

Am afirmat in articolul “DE CE am nevoie de Lean Six Sigma?” ca de multe ori privim Lean Six Sigma ca o enciclopedie de metode si instrumente guvernate de pasii DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) si nu vedem cu adevarat “firul rosu”. 

Acest “fir rosu” ne poate ajuta sa vedem rolul pozitiv pe care il poate juca Lean Six Sigma in viata organizatiei si chiar in viata personala.

Insa un Black Belt cunoaste acest “fir rosu”. Cunoasterea “firului rosu” face diferenta intre utilizarea Lean Six Sigma cu succes in slujba oamenilor si organizatiei, fata de situatia cand Lean Six Sigma devine o alta initiativa, pe care mai degraba o urmam pentru ca a fost impusa. Am sa afirm clar. Ori imbratisam complet Lean Six Sigma, cu mintea si sufletul, ori mai bine ne apucam de altceva. Fara o credinta profunda in principiile Lean Six Sigma, o astfel de initiativa devine chinuitoare si uneori chiar toxica.
 
Dar haideti sa vedem ce intelege un Black Belt prin “fir rosu”. Un Black Belt stie ca pentru a avea succes, desi sunt importante, metodele si instrumentele nu se gasesc in prima linie. Pentru a porni pe drumul Lean Six Sigma, initial avem nevoie de un numar mic de metode si instrumente. Restul le putem invata pe parcurs, daca avem nevoie de ele. Reducem risipa pe care o produce instruirea, prin utilizarea Just-In-Time Learning – evitam sa invatam mult, dar sa utilizam putin. 

In prima line se gasesc cu siguranta urmatoarele elemente:

• Capacitatea Black Belt-ului de fi un lider autentic si stiinta lui de a atrage de partea lui atat liderii formali, cat si pe cei informali, din organizatie.
• Evitarea confuziei ce se face intre rezultate si calea prin care se ajunge la rezultatele propuse. Rezultatele, au fost intotdeauna legate de reducerea costurilor, cresterea profitului, cresterea productivitatii. Lean Six Sigma nu este decat o cale, una foarte buna, de atingere a unor rezultate de exceptie. Nimic mai mult. Stim ca rezultatele sunt profund influentate de intarzieri, de defecte si de variatiile in afara limitelor specificate. Aceste trei elemente constituie subiectul Lean Six Sigma.
• Puterea obtinerii rapide de rezultate si a difuziei succesului. Pentru a obtine acest lucru este necesar sa incepem cu lucruri pe care deja le avem in organizatie. Un exemplu ar fi date deja existente, care ne-ar putea permite depasirea fazei de Define mult mai repede. Succesul atrage sustinere din partea oamenilor si incredere in calea propusa. De aceea, calea prin care startam rapid proiecte de imbunatatire, cu o pregatire minima in Lean Six Sigma, se dovedeste mai benefica decat cea in care efectuam o pregatire completa si de abia dupa aceea ne apucam de ceva serios. De altfel, daca am incercat sau am parcurs deja niste proiecte de imbunatatire, atunci cand participam la un curs complet Green Belt / Black Belt, vom intelege totul mult mai bine.
• Setarea inca de la inceput a unor obiective extrem de ambitioase si crearea rapida a unor echipe mici, cu competente potrivite, asemanatoare echipelor SWAT (este vorba de echipele de interventie din politie). NU trebuie uitat ca metodologia Lean Six Sigma este simpla, dar lucrul in echipa este dificil.
• Procesele interne de imbunatatit, ce constituie subiectul proiectelor Lean Six Sigma, trebuie sa poata fi influentate si controlate de echipa de proiect.

​Si mai este ceva ce un Black Belt stie. Modul in care priveste procesul DMAIC ce guverneaza Lean Six Sigma. Cel mai util este sa uitam un timp de DMAIC si sa vedem proiectele Lean Six Sigma prin intermediul a patru obiective, care in inlantuirea lor secventiala sunt: concentrare, imbunatatire, sustinere, invatare.

1. concentrare

Concentrare pe o singura problema cheie, sau pe o singura abilitate, ori pe o singura arie de business ce se doreste a fi imbunatatita. Acest lucru inseamna, bineinteles, definirea clara a ceea ce dorim, precizarea beneficiilor asteptate si justificarea prin masuratori. Daca ceva este valoros, acest lucru trebuie sa se vada in masuratori, altfel o sa ne bazam ca si pana acum, pe pareri. 

2. imbunatatire

Daca ceva merita imbunatatit, atunci primul lucru este sa intelegem care sunt elementele asupra carora putem actiona, pentru a atinge ceea ce ne-am propus. Cea mai simpla forma de analiza, extrem de utila in acelasi timp, este analiza corelatiei cauza – efect. Daca am inteles cauzele, atunci, in functie de ceea ce vizam – intarzieri, defecte, variatii – putem decide si testa diverse solutii de imbunatatire.

3. sustinere

 Se spune ca este mai usor sa imbunatatesti, decat sa mentii starea la care ai ajuns dupa o imbunatatire. In prea multe cazuri ne trezim ca, dupa un timp, starea unor procese interne a revenit la o situatie pe care o credeam uitata. Aici un rol important il pot juca: standardele de lucru, Statistical Process Control, elementele vizuale instalate in spatiile de lucru.

4. invatare

Al 4-lea obiectiv este INVATAREA. Daca tot am depus un efort considerabil, este necesar sa tragem o linie si sa ne intrebam unde am mai putea aplica rapid ce am invat si cum ne putem imbunatati procesul de lucru in cadrul unui proiect de imbuntatire. 

​Cred ca este mult mai util sa privim Lean Six Sigma prin intermediul celor patru obiective. Dupa cum se poate observa, pasii clasici DMAIC se regasesc in cadrul celor patru obiective. Concentrarea cuprinde Define si Measure. Imbunatatirea cuprinde Analysis si Improve. Sustinerea cuprinde Control. Nu exista nimic pentru Invatare in DMAIC, dar eu consider ca acest lucru este un element obligatoriu al fiecarui proiect.
 
Sper ca elementele din acest articol sa va ajute sa vedeti Lean Six Sigma mai clar si totodata sa va ajute sa vedeti dincolo de metodele si instrumentele ce compun acest sistem. Orice comentariu este binevenit. Daca doriti sa imi scrieti ceva pe adresa de email, aceasta este: eugen.dragomir@learningmanager.ro.