Cele 4 instrumente ale executiei (1/2)

Acest articol este o continuare a articolului “Adevaratul inamic al executiei”, in care aratam ca adevaratul dusman al executiei ideilor strategice si al planurilor de dezvoltare o reprezinta rutina zilnica a oamenilor. Totusi, dezvoltarea este o componenta esentiala a unei organizatii, este de fapt o componenta care face diferenta intre succes si insucces. Concluzia este ca avem nevoie de o metoda si de niste instrumente pentru a putea imbina atentia aupra activitatilor de rutina zilnice, cu atentia ce trebuie sa o acordam activitatilor de dezvoltare. 

Inainte de a va prezenta “Cele 4 instrumente ale executiei”, doresc sa va spun ca oricat de buna ar fi metoda de realizare a executiei a ceea ce ne propunem in dezvoltare, nu vom reusi daca nu ne punem la punct modul cum ne desfasuram rutina zilnica. Pentru a putea gestiona rutina zilnica, avem nevoie de standarde de lucru bine stabilite si ancorate in viata oamenilor, avem nevoie de un sistem robust de instruire la locul de munca, avem nevoie de un sistem clar de rezolvare a problemelor si trebuie sa avem un mod coerent de conducere a oamenilor. Am enumerat numai cateva dintre elementele pe care ni le-am propus sa le abordam, la un moment dat, in articole viitoare. Acum insa, discutam despre executia a ceea ce ne propunem in dezvoltare.Acum multi ani am invatat 4 instrumente, fantastic de utile, care te fac sa reusesti sa executi ceea ce ti-ai propus. Ele sunt folosite in ordinea pe care o voi prezenta si sper ca asa cum m-au ajutat pe mine, sa va ajute si pe voi. 

A. Primul instrument - Stabilirea obiectivelor

Prima problema in executie apare chiar din momentul cand echipa pe care o conduci isi stabileste obiectivele. In mod obisnuit sunt stabilite multe obiective si toate sunt la fel de importante. Realitatea face ca, in mijlocul rutinei zilnice, ce presupune eforturi extraordinare, sa nu ne putem concentra pe mai mult de 2 obiective. DA, acesta este numarul optim. Poate ca vi se pare mic, dar daca dorim cu adevarat sa le executam, nu trebuie sa ne propunem mai mlt de doua obiective. 

Cum sa ne alegem obiectivele echipei? Iata mai jos cateva reguli simple. 

1. Dintre obiectivele posibile, esential este sa le alegem pe cele care au cel mai mare impact asupra obiectivelor strategice ale organizatiei sau ale diviziei, departamentului din care face parte echipa.
   
2. Are echipa sub control obiectivele pe care si le-a propus? Adica, obiectivele pot fi realizate mai ales prin eforturile echipei si nu sunt majoritar dependente de alte echipe?
   
3. Obiectivele alese trebuie sa necesite participarea tuturor membrilor echipei, nu numai un efort disproportionat din partea liderului echipei sau a unei mici parti a echipei.
4. In plus, obiectivul trebuie sa fie exprimat extrem de simplu, in format “un verb de la X la Y pana Z”. 

In multe cazuri obiectivele sunt neclare pentru angajati si conform unui studiu efectuat pe 4,000 de organizatii, 61% dintre angajati nu pot cita exact obiectivele echipei din care fac parte. 

Verbul ne ajuta sa spunem ce ne dorim, o crestere, o scadere, o mentinere etc. X reprezinta performantele actuale, Y reprezinta performanta la care dorim sa ajungem, Z reprezinta pana cand dorim sa ajungem la performanta propusa.

Un exemplu de obiectiv in vanzari: cresterea vanzarilor prin cresterea volumului de vanzari produse premium de la 300,000 EUR/an la 480,000 EUR/an pana la 31 decembrie 2014. 

Un exemplu de obiectiv in livrarea produselor catre clienti: reducerea erorilor de livrare de la 8% (calculat ca numar comenzi eronate per numar total de comenzi livrate) la 3% pana la 31 august 2014. 

B. Al 2-lea instrument - Determinarea “parghiilor” de actiune 

Dupa stabilirea obiectivelor, in multe echipe incepe un efort sisific de stabilire a actiunilor ce vor duce la realizarea obiectivelor propuse. Stabilirea actiunilor acum, este pur si simplu prea devreme. Este greu sa stabilim niste actiuni precise pe o perioada lunga de timp. Sa nu uitam ca obiectivele de dezvoltare presupun ceva ce nu s-a mai facut pana acum. Imediat dupa stabilirea obiectivelor ne-ar fi utile cateva elemente de ghidare.

Imaginati-va ca va aflati in mijlocul oceanului Atantic si obiectivul este de a ajunge la Buenos Aires. Sigur va trebui sa folositi cateva dintre instrumentele destinate navigatiei, pentru a putea lua decizii privind actiunile necesare pentru a ajunge la destinatia dorita. Acesta este si rolul “parghiilor”. Ele sunt elementele asupra carora trebuie sa ne orientam actiunile pentru a ne indeplini obiectivele propuse. Le-am numit parghii pentru a avea o imagine plastica, bolovanul din figura de mai jos reprezinta obiectivul de realizat, iar bolovanul trebuie miscat din loc. Este greu de impins direct, asa incat o parghie sau mai multe sunt mai mult decat bine venite.

“Parghiile” sunt elemente predictive, ne “prezic” viitorul, ele ne arata ca daca vom actiona asupra lor cu o anumita “forta” vom ajunge la obiectivul propus. Spre deosebire de parghii, masurarea obiectivelor reprezinta o privire spre trecut, ne arata daca am ajuns acolo unde ne-am propus.

Sa luam exemplul ce privea “cresterea vanzarilor prin cresterea volumul de vanzari produse premium de la 300,000 EUR/an la 480,000 EUR/an pana la 31 decembrie 2014”. Cresterea vanzarii de produse premium nu se poate face de la sine, este necesar sa identificam parghiile de actiune. Prima parghie ar putea fi prezentarea prioritara catre clienti, de catre agentii de vanzari, a produselor premium. Si, pentru ca orice trebuie masurat, vom considera ca agentii de vanzare trebuie sa prezinte prioritar produsele premium in 85% din cazuri. A 2-a parghie ar putea fi oferirea constanta catre clienti a unor elemente promotionale, care sa ii atraga sa cumpere produse premium. Sa zicem ca am putea masura aceasta a 2-a parghie prin oferirea unui element promotional in fiecare saptamana. In esenta, spunem ca, daca vom avea actiuni care sunt orientate catre cele 2 parghii, atunci obiectivul propus va fi atins. Daca agentii de vanzare vor oferi prioritar produsele premium in 85% din cazuri si daca vom oferi cel putin un element promotional pe saptamana, atunci ne asteptam sa atingem obiectivul de 480,000 EUR/an. Daca vom masura parghiile saptamanal si vom observa ca nu atingem ce ne-am propus, atunci putem spune ca obiectivul de vanzare nu va fi atins. 

Cum stabilim parghiile? Ce intrebari trebuie sa ne punem?

1. Care sunt parghiile ce au actiunea cea mai buna asupra obiectivelor? Din multitudinea de parghii trebuie sa le alegem pe cele ce au cea mai mare influenta.
2. Pot fi parghiile alese influentate cu adevarat de catre echipa? Daca echipa nu poate influenta parghiile atunci isi va pierde interesul de a actiona asupra acestora.
3. Pot fi parghiile alese masurabile? Daca parghiile nu pot fi masurate atunci nu vom stii niciodata daca ne aflam pe drumul cel bun sau nu.
4. Sunt parghiile alese factori predictivi ai indeplinirii obiectivului? Daca nu sunt factori predictivi, atunci ne pierdem interesul de a actiona asupra lor. Masuratoarea cu privire spre trecut o avem oricum, prin masurarea obiectivului. 

Continuarea articolului, unde voi prezenta alte 2 instrumente, o puteti gasi in “cele-4-instrumente-ale-executiei-22.htmlCele 4 instrumente ale executiei (2/2)”.